Quản lý tồn kho (Inventory Management) là gì?

  Quản lý hàng tồn kho là một hoạt động quan trọng trong chuỗi cung ứng, nhằm tối ưu hóa lượng hàng hóa lưu trữ, đảm bảo đáp ứng nhu cầu khách hàng và giảm thiểu chi phí. Bài viết này sẽ đi sâu vào các khái niệm, phương pháp và công cụ hỗ trợ quản lý hàng tồn kho hiệu quả.

Quản lý tồn kho (Inventory Management) là gì?

Quản lý tồn kho (hay còn gọi là Inventories Management) là một quá trình quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, giúp kiểm soát số lượng và giá trị các loại hàng hóa, phục vụ cho mục đích sản xuất hoặc kinh doanh. Quản lý tồn kho bao gồm quá trình quản lý, kiểm soát, lên kế hoạch và giám sát các hoạt động liên quan đến tồn kho.

Đối tượng cần quản lý tồn kho

Finished goods/for-sale goods (Thành phẩm/Sản phẩm đã hoàn thiện): Bao gồm các sản phẩm đã được hoàn thiện và sẵn sàng cho việc bán ra thị trường.

Raw materials (nguyên vật liệu): Các nguyên liệu, vật liệu cần thiết để sản xuất các sản phẩm.

Work-in-progress (hàng đang trong quá trình sản xuất): Gồm các sản phẩm đang trong quá trình sản xuất, chưa hoàn thiện và cần tiếp tục gia công để trở thành sản phẩm hoàn thiện.

MRO goods (máy móc, thiết bị và phụ tùng): Gồm các máy móc, thiết bị và phụ tùng cần thiết để duy trì và bảo trì thiết bị sản xuất.

Safety stock (tồn kho an toàn): Đây là loại tồn kho được lưu trữ để đảm bảo sự cân bằng giữa cung và cầu trong trường hợp có thay đổi bất ngờ trong nhu cầu sản phẩm hoặc trong trường hợp gặp phải sự cố về cung cấp nguyên liệu.

Các nguyên tắc cơ bản quản lý hàng tồn kho

Xác định mục tiêu quản lý hàng tồn kho

• Đảm bảo hàng hóa sẵn có để đáp ứng nhu cầu khách hàng.
• Tối ưu hóa chi phí lưu kho, bao gồm chi phí đặt hàng, lưu trữ và chi phí cơ hội.
• Giảm thiểu rủi ro từ hàng hóa hư hỏng, lỗi thời hoặc không bán được.

Phân loại hàng tồn kho (Nguyên tắc ABC)

• Hàng A: Các mặt hàng có giá trị cao nhưng số lượng thấp, cần quản lý chặt chẽ.
• Hàng B: Các mặt hàng có giá trị trung bình và số lượng vừa phải.
• Hàng C: Các mặt hàng có giá trị thấp nhưng số lượng lớn, cần quản lý đơn giản hơn.

Xác định mức tồn kho tối ưu

• Tồn kho tối thiểu: Mức tồn kho thấp nhất cần thiết để duy trì hoạt động.
• Tồn kho tối đa: Mức tồn kho cao nhất để tránh tình trạng dư thừa và lãng phí.
• Điểm đặt hàng lại (Reorder Point): Thời điểm cần đặt hàng bổ sung để tránh hết hàng.

Áp dụng các phương pháp dự báo nhu cầu

• Sử dụng dữ liệu lịch sử, xu hướng thị trường, và phân tích mùa vụ để dự đoán nhu cầu.
• Điều chỉnh kế hoạch tồn kho theo các biến động cung cầu hoặc các yếu tố bất ngờ.

Sử dụng các mô hình quản lý hàng tồn kho

• Mô hình EOQ (Economic Order Quantity): Xác định lượng hàng tối ưu cần đặt để tối thiểu hóa tổng chi phí.
• Mô hình JIT (Just-In-Time): Đảm bảo hàng hóa được cung cấp đúng thời điểm cần thiết để giảm chi phí lưu kho.
• Mô hình MRP (Material Requirements Planning): Lập kế hoạch sản xuất và mua sắm dựa trên nhu cầu thực tế.

Quản lý vòng quay hàng tồn kho

• Tăng cường tốc độ luân chuyển hàng hóa để giảm thời gian lưu kho và chi phí.
• Theo dõi chỉ số vòng quay hàng tồn kho (Inventory Turnover Ratio) để đánh giá hiệu quả quản lý.

Kiểm soát và theo dõi thường xuyên

• Thực hiện kiểm kê định kỳ để đảm bảo số liệu tồn kho chính xác.
• Áp dụng công nghệ như phần mềm ERP hoặc hệ thống quản lý kho (WMS) để giám sát hàng tồn kho theo thời gian thực.

Giảm thiểu rủi ro tồn kho

• Xây dựng kế hoạch đối phó với các rủi ro như thay đổi nhu cầu, gián đoạn chuỗi cung ứng, hoặc lỗi thời hàng hóa.
• Dự trữ hàng an toàn (Safety Stock) để phòng ngừa các tình huống khẩn cấp.

Quản lý chi phí liên quan đến hàng tồn kho

• Tối ưu hóa chi phí đặt hàng (Ordering Cost) và chi phí lưu trữ (Holding Cost).
• Đánh giá chi phí cơ hội (Opportunity Cost) khi hàng tồn kho vượt mức cần thiết.

Liên kết chặt chẽ với các bộ phận khác

• Phối hợp giữa các bộ phận như mua hàng, sản xuất, bán hàng và tài chính để tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho.
• Đảm bảo thông tin tồn kho được cập nhật chính xác và truyền tải kịp thời giữa các bộ phận.

Những chỉ số quan trọng trong Quản lý tồn kho (Inventories Management)

Hiểu rõ thuật ngữ và các chỉ số là một việc quan trọng của quản lý tồn kho, giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả quản lý tồn kho và tối ưu hóa quá trình quản lý.

Các chỉ số quan trọng giúp đánh giá hiệu quả quản lý tồn kho

Các chỉ số này giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả quản lý tồn kho, tối ưu hoá quá trình quản lý và giảm thiểu chi phí tồn kho.

• Việc áp dụng và giám sát các chỉ số này giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định đúng đắn về việc quản lý tồn kho và giảm thiểu tình trạng thiếu hoặc thừa hàng hóa trong kho.
• Cải thiện hiệu quả sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp

Economic Order Quantity (EOQ) là chỉ số quan trọng giúp đánh giá số lượng hàng hóa cần đặt hàng một lần để giảm thiểu chi phí đặt hàng và chi phí tồn kho.

Reorder point là chỉ số quan trọng giúp đánh giá thời điểm cần phải đặt hàng mới để đảm bảo nguồn cung cấp sản phẩm đúng thời điểm và giảm thiểu tình trạng thiếu hàng hóa.

Days Inventory Outstanding là chỉ số quan trọng giúp đánh giá thời gian hàng hóa lưu trữ trong kho trước khi được bán hết, giúp doanh nghiệp đánh giá tính thanh khoản của tồn kho.

Safety stock là chỉ số quan trọng giúp đánh giá số lượng hàng hóa cần lưu trữ dự phòng để đảm bảo nguồn cung cấp sản phẩm đúng thời điểm và giảm thiểu tình trạng thiếu hàng hóa.

Chi phí tồn kho

Chi phí tồn kho là một phần quan trọng trong quản lý tồn kho.

• Các chi phí này gồm các chi phí liên quan đến quá trình đặt hàng, lưu kho và tình trạng thiếu hàng.
• Việc quản lý chi phí tồn kho hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí sản xuất, tăng lợi nhuận và cạnh tranh hơn trên thị trường.
• Là cơ sở để DN điều chỉnh kế hoạch sản xuất hàng hóa.

Các chỉ số:

Inventory ordering costs: Chi phí liên quan đến quá trình đặt hàng và đưa hàng vào kho, baoo gồm: chi phí vận chuyển, chi phí kiểm tra hàng hóa, chi phí xử lý đơn hàng, chi phí phân phối hàng hóa và chi phí tiền mặt.

Inventory carrying costs: Chi phí liên quan đến việc lưu trữ hàng tồn kho, bao gồm chi phí thuê kho, chi phí bảo vệ kho, chi phí bảo trì và sửa chữa thiết bị, chi phí bảo hiểm và chi phí vận chuyển nội bộ.

Inventory shortage costs: Chi phí liên quan đến tình trạng thiếu hụt hàng trong kho, bao gồm: chi phí mất cơ hội do không thể bán hàng, chi phí bổ sung sản xuất hoặc đặt hàng từ ngoài và chi phí tồn kho vô ích.

Phương pháp quản lý tồn kho

Các phương pháp trong quản lý tồn kho là một phần rất quan trọng và mang tính cách mạng trong lĩnh vực quản lý tồn kho. Các phương pháp này không chỉ giúp cho doanh nghiệp quản lý và điều chỉnh hàng tồn kho một cách hiệu quả mà còn giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí sản xuất, lưu kho, vận chuyển và giảm thiểu thiếu hụt hàng hóa.

MRP / MRP 2

MRP (Materials Requirements Planning) giúp doanh nghiệp quản lý được sản xuất và lưu kho một cách hiệu quả hơn.

MRP sử dụng dữ liệu về tiến độ sản xuất, lịch trình vận chuyển và kế hoạch mua hàng để tính toán số lượng và thời gian cần thiết cho các vật liệu và sản phẩm để đảm bảo tiến độ sản xuất được hoàn thành đúng hạn.

MRP 2 (Manufacturing Resource Planning) là phiên bản tiến hóa của MRP, bao gồm cả các tính năng quản lý nhân sự và thiết bị sản xuất.

• MRP/ MRP 2 giúp doanh nghiệp quản lý được vật liệu và sản phẩm một cách chính xác cũng như đáp ứng được yêu cầu sản xuất trong thời gian ngắn nhất.
• Phương pháp này cần dữ liệu đầu vào chính xác và có thể gặp khó khăn nếu có biến động trong kế hoạch sản xuất.

Just in time

Just in time (JIT) là một phương pháp quản lý tồn kho giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định sản xuất và nhập kho vật liệu trong thời gian gần nhất trước khi sử dụng. Tức là doanh nghiệp sẽ không lưu trữ hàng tồn kho mà chỉ sản xuất hoặc mua vật liệu khi có yêu cầu thực sự.

• JIT giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí lưu kho và giảm thiểu thiếu hụt hàng hóa.
• Phương pháp này yêu cầu độ chính xác cao trong việc lên kế hoạch sản xuất và vận chuyển.

ABC Analysis

ABC Analysis là phương pháp quản lý tồn kho dựa trên nguyên tắc Pareto, tức là chỉ có một số lượng nhỏ sản phẩm là tạo ra đến 80% giá trị của doanh nghiệp.

• A-items: Sản phẩm quan trọng nhất, chiếm 20% số lượng sản phẩm nhưng tạo ra 80% giá trị doanh nghiệp. Ví dụ: sản phẩm có giá trị cao, chiếm thị phần lớn, dễ bán ra.
• B-items: Sản phẩm có mức độ quan trọng vừa, chiếm khoảng 30% số lượng sản phẩm và tạo ra 15% giá trị doanh nghiệp. Ví dụ: sản phẩm có giá trị trung bình, chiếm thị phần trung bình, ít phản hồi từ khách hàng.
• C-items: Sản phẩm ít quan trọng, chiếm khoảng 50% số lượng sản phẩm nhưng chỉ tạo ra 5% giá trị doanh nghiệp. Ví dụ: sản phẩm có giá trị thấp, chiếm thị phần nhỏ, ít bán ra.

Vai trò của ABC Analysis:

• Giúp doanh nghiệp tập trung tài nguyên và chú trọng vào những sản phẩm quan trọng nhất để đạt được hiệu quả cao trong quản lý tồn kho.
• Doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quá trình sản xuất và phân phối hàng hóa, giảm thiểu chi phí tồn kho và tăng doanh số bán hàng.

Nếu không được áp dụng đúng cách, ABC Analysis có thể không đáp ứng được nhu cầu thị trường và dẫn đến tình trạng tồn kho quá cao hoặc quá thấp.

Demand Forecasting

Demand Forecasting là một trong những phương pháp quan trọng nhất trong quản lý tồn kho.

Đây là quá trình dự đoán nhu cầu của khách hàng về sản phẩm trong tương lai để doanh nghiệp có thể chuẩn bị nguồn lực và kế hoạch sản xuất phù hợp với nhu cầu thực tế.

• Doanh nghiệp dự đoán nhu cầu của quản lý hàng tồn kho hiệu quả
• Dự đoán chính xác nhu cầu thị trường trong tương lai, từ đó có thể đưa ra kế hoạch sản xuất và quản lý tồn kho một cách hiệu quả hơn.

Lưu ý đây là phương pháp phụ thuộc nhiều vào số liệu và sự thay đổi của nhu cầu thị trường.

VMI (Vendor-managed Inventories)

Vendor-managed inventory (VMI) là một phương pháp quản lý tồn kho mà nhà cung cấp chịu trách nhiệm quản lý một phần hoặc toàn bộ tồn kho của khách hàng.

• VMI giúp cho quá trình quản lý tồn kho của khách hàng trở nên dễ dàng hơn, giảm thiểu chi phí và tối ưu hóa mức độ tồn kho.
• Giúp doanh nghiệp tăng tính đồng bộ và liên tục trong chuỗi cung ứng, đồng thời cải thiện quản lý hàng tồn kho.
• Giúp tăng tính linh hoạt trong sản xuất và cung ứng, đảm bảo sự đồng bộ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp và giảm thiểu sự cố về thiếu hụt hàng hóa.

Để Vendor-managed inventory có thể triển khai và đạt hiệu quả thì doanh nghiệp phải tin tưởng và hợp tác một cách chặt chẽ với nhà cung cấp.

• Nếu không có sự đồng ý và hợp tác của nhà cung cấp, phương pháp này sẽ không thể thực hiện được.
• Cần có sự chuẩn bị và kiểm soát kỹ lưỡng để tránh tình trạng quá tồn kho hoặc thiếu hàng trong quá trình vận hành. Do đó, việc lựa chọn nhà cung cấp và phương pháp quản lý hàng tồn kho là rất quan trọng đối với doanh nghiệp.

Ý nghĩa của quản lý hàng tồn kho

Tạo sự ổn định trong biến động

Tồn kho đóng vai trò như một “khoảng trống” an toàn để giảm thiểu sự không chắc chắn và rủi ro trong chuỗi cung ứng. Nó cung cấp một sự bảo vệ đối với những sự cố không mong đợi như sự chậm trễ từ nhà cung cấp, gián đoạn trong quá trình sản xuất hoặc thay đổi đột ngột trong nhu cầu khách hàng. Điều này giúp doanh nghiệp duy trì một mức độ ổn định hoạt động và giảm thiểu tác động của sự cố.

Hỗ trợ quá trình sản xuất

Tồn kho đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ quá trình sản xuất. Nó cung cấp các nguyên vật liệu, thành phần và bộ phận cần thiết cho quá trình sản xuất hoặc lắp ráp. Đảm bảo mức tồn kho phù hợp giúp sản xuất diễn ra liên tục mà không gặp trở ngại hay gián đoạn.

Nâng cao lợi nhuận

Việc nắm giữ tồn kho cho phép doanh nghiệp tận dụng quy mô kinh tế. Bằng cách mua hoặc sản xuất hàng hóa với số lượng lớn, doanh nghiệp có thể tận dụng được chi phí đơn vị thấp, từ đó cải thiện lợi nhuận, nâng cao tính cạnh tranh trên thị trường.

Đáp ứng đơn hàng nhanh chóng

Tồn kho giúp doanh nghiệp đáp ứng nhanh chóng và hiệu quả các đơn hàng của khách hàng. Với hàng tồn kho sẵn có, doanh nghiệp có thể phản hồi yêu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng, giảm thời gian chờ (từ khi khách hàng đặt hàng cho đến khi giao hàng) và giao hàng đúng thời hạn. Điều này nâng cao sự hài lòng của khách hàng và giúp duy trì sự cạnh tranh trên thị trường.

Hỗ trợ nhu cầu mùa vụ

Tồn kho cho phép doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu mùa vụ hay những thời gian cao điểm trong năm.

Bằng cách tích trữ hàng tồn kho trước, doanh nghiệp có thể đảm bảo có đủ hàng để đáp ứng nhu cầu tăng cao của khách hàng trong các thời điểm cụ thể trong năm hoặc các sự kiện khuyến mãi.

Kết luận

Quản lý hàng tồn kho không chỉ là một công việc đơn thuần mà còn là yếu tố quyết định sự thành công của doanh nghiệp. Bằng việc đầu tư vào quản lý hàng tồn kho, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.