Tối ưu hóa chuỗi cung ứng là gì?

  Việc tối ưu hóa chuỗi cung ứng là yếu tố quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Một chuỗi cung ứng hiệu quả giúp doanh nghiệp giảm chi phí, tăng tốc độ giao hàng, nâng cao chất lượng sản phẩm và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng. Vậy tối ưu hóa chuỗi cung ứng là gì và tại sao nó lại quan trọng đến vậy? Hãy cùng tìm hiểu sâu hơn trong bài viết này.

Tối ưu hóa chuỗi cung ứng là gì?

Tối ưu hóa chuỗi cung ứng là quá trình điều chỉnh và cải tiến các hoạt động trong toàn bộ chuỗi cung ứng, từ nguồn nguyên liệu đầu vào đến khi sản phẩm đến tay người tiêu dùng, nhằm đạt được hiệu quả cao nhất.

Chuỗi cung ứng gồm nhiều đối tượng tham gia như nhà cung cấp, nhà sản xuất, nhà phân phối và khách hàng. Mỗi đối tượng đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các hoạt động liên quan đến chuỗi cung ứng.

Các hoạt động chính của chuỗi cung ứng cụ thể như sau:

• Mua hàng: Quá trình tìm kiếm và chọn lựa nhà cung cấp phù hợp để mua nguyên vật liệu, phụ tùng và các sản phẩm / dịch vụ khác
• Logistics: Quá trình vận chuyển hàng hóa từ nguồn cung cấp đến đích cuối cùng bằng các phương tiện vận tải phù hợp
• Vận hành: Quá trình điều hành và quản lý toàn bộ hoạt động chuỗi cung ứng để đảm bảo sản phẩm / dịch vụ được sản xuất và phân phối đến khách hàng cuối cùng một cách hiệu quả và chính xác. Hoạt động vận hành bao gồm quản lý các quy trình sản xuất và lưu trữ, giám sát quá trình vận chuyển, quản lý thông tin và tương tác với các đối tác trong chuỗi cung ứng.

10 nguyên tắc Tối ưu hóa chuỗi cung ứng

Mục tiêu – phải định lượng và đo lường được

Mục tiêu (Objectives) là cách mà chúng ta xác định những gì chúng ta muốn đạt được với việc tối ưu hóa.

Điều này lần lượt là cách máy vi tính sẽ xác định liệu một giải pháp có tốt hơn các giải pháp khác không và cấp quản lý sẽ xác định liệu quá trình tối ưu hóa có đem lại một ROI chấp nhận được không.

Mô hình – phải thực sự thể hiện những quy trình tối ưu hóa cần thiết

Mô hình là cách chúng ta biến những yêu cầu và hạn chế về mặt vận hành thành những gì máy vi tính có thể hiểu và sử dụng trong các thuật toán.

Các biến số – phải được xem xét một cách rõ ràng

Các biến số (Viability) xảy ra ở hầu hết mọi quy trình của chuỗi cung ứng và logistics.

• Nếu bỏ qua biến số thì nói chung là đã nhận một thất bại.
• Biến số phải được xem xét một cách rõ ràng trong các mô hình hoặc các nhà vận hành chuỗi cung ứng và logistics phải có chuyên môn để xem xét một cách rõ ràng biến số trong việc diễn giải kết quả mô hình.

Dữ liệu – phải chính xác, kịp thời và toàn diện

Dữ liệu là những gì giúp thúc đẩy tối ưu hóa chuỗi cung ứng và logistics.

• Nếu dữ liệu không chính xác hoặc không được tiếp nhận kịp lúc để đưa chúng vào trong tối ưu hóa, các giải pháp có được sẽ rõ ràng không đáng tin tưởng.
• Đối với tối ưu hóa tập trung vào thực hiện (execution), dữ liệu cũng phải toàn diện.

Tích hợp – phải hỗ trợ hoàn toàn việc truyền dữ liệu tự động

Tích hợp là rất quan trọng vì số lượng lớn các dữ liệu phải được xem xét khi tối ưu hóa hoạt động.

Giao hàng – phải cung cấp kết quả dưới hình thức tạo điều kiện cho việc thực hiện, quản lý và kiểm soát

Các giải pháp được cung cấp bởi mô hình tối ưu hóa chuỗi cung ứng sẽ không thành công trừ khi những người ngoài hiện trường có thể tiến hành được kế hoạch tối ưu hóa đưa ra và cấp quản lý có thể đảm bảo đạt được ROI dự kiến.

• Ban quản lý đòi hỏi nhiều thông tin tổng thể hơn về các kế hoạch và hiệu suất hoạt động so với các tiêu chuẩn KPI theo thời gian và theo các cơ sở vật chất và phương tiện vận chuyển.
• Giao diện dựa trên web đang trở thành phương tiện lựa chọn cho quản lý và thực hiện.

Các thuật toán – phải khai thác một cách thông minh từng cấu trúc vấn đề một

Một trong những nhân tố tạo khác biệt lớn nhất trong các công nghệ tối ưu hóa chuỗi cung ứng là các thuật toán.

Mỗi vấn đề đều có một số đặc điểm đặc biệt mà phải được khai thác bởi các thuật toán tối ưu hóa để cung cấp các giải pháp tối ưu trong thời gian hợp lý.

Con người – phải có chuyên gia về công nghệ và domain cần thiết để hỗ trợ các mô hình, dữ liệu và các công cụ tối ưu hóa

Một tập hợp các dữ liệu, các mô hình và phần mềm có thể được vận hành và được hỗ trợ mà không có nỗ lực đáng kể từ những người có kiến thức và kinh nghiệm kỹ thuật và domain phù hợp.

Quy trình – phải hỗ trợ sự tối ưu hóa và có khả năng không ngừng cải thiện

Tối ưu hóa chuỗi cung ứng đòi hỏi một nỗ lực liên tục đáng kể.

• Sự thay đổi này đòi hỏi sự theo dõi một cách có hệ thống các dữ liệu, mô hình và thực hiện thuật toán không chỉ để đối phó với sự thay đổi mà còn để chủ động thay đổi khi cơ hội đến.

ROI – phải chứng minh qua việc xem xét tổng chi phí của công nghệ, con người và các hoạt động

Tối ưu hóa chuỗi cung ứng đòi hỏi một chi phí đáng kể cho công nghệ và con người.

Để chứng minh ROI cần 2 điều:

• Một đánh giá trung thực của tổng chi phí thực hiện tối ưu hóa và
• Một sự so sánh hợp lý những giải pháp được đưa ra bởi tối ưu hóa so với những phương án thay thế chuẩn

Quản lý quy trình hoạt động chuỗi cung ứng (Supply Chain Management)

Quản lý chuỗi cung ứng (Supply Chain Management – SCM) với mục tiêu duy nhất là tối ưu hóa hoạt động trong chuỗi cung ứng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, với chi phí thấp nhất và tăng tính cạnh tranh của doanh nghiệp. Quy trình hoạt động chuỗi cung ứng bao gồm các bước:

Lập kế hoạch chuỗi cung ứng

• Cân bằng giữa cung và cầu: Điều chỉnh số lượng hàng hoá, dịch vụ và tài nguyên để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và tránh tình trạng thiếu hụt hoặc thừa thãi
• Tài nguyên và yêu cầu: Quản lý tài nguyên và yêu cầu của các nhà cung cấp, đối tác và khách hàng để đảm bảo rằng tài nguyên được sử dụng một cách hiệu quả và đáp ứng nhu cầu
• Phân tích khách hàng: Nghiên cứu, đánh giá nhu cầu và mong muốn của khách hàng để xác định các yêu cầu cụ thể và đưa ra giải pháp tốt nhất
• Kế hoạch sản phẩm: Lập kế hoạch sản phẩm dựa trên nhu cầu khách hàng, khả năng sản xuất và các ràng buộc khác
• Kế hoạch sản xuất: Điều chỉnh quá trình sản xuất để đảm bảo rằng sản phẩm được sản xuất đúng số lượng, chất lượng và thời gian
• Vận chuyển: Quản lý quá trình vận chuyển hàng hóa và dịch vụ đến địa điểm khách hàng một cách an toàn và kịp thời
• Trả hàng: Xử lý các trường hợp khách hàng trả lại hàng hóa, tìm ra lý do và cách cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ

Mua hàng (Sourcing, Purchasing and Procurement)

Hoạt động mua hàng là hoạt động quan trọng trong chuỗi cung ứng. Nhằm đảm bảo nguồn cung ổn định, giá cả hợp lý và chất lượng sản phẩm đáp ứng được yêu cầu của khách hàng. Một số công việc chính của hoạt động mua hàng trong chuỗi cung ứng bao gồm:

• Tìm nguồn hàng: Nghiên cứu và lựa chọn các nhà cung cấp phù hợp để đảm bảo nguồn hàng chất lượng và đáp ứng nhu cầu sản xuất
• Phân đoạn chuỗi cung ứng (Segmenting Your Supply Chain): Chia nhỏ chuỗi cung ứng để quản lý và kiểm soát hiệu quả hơn
• Quản lý chi phí vòng đời sản phẩm (Managing Life Cycle Costs): Quản lý chi phí trong toàn bộ vòng đời của sản phẩm từ giai đoạn phát triển đến khi sản phẩm không còn sử dụng được
• Quản lý nhà cung cấp (Managing Supplier Relationships): Xây dựng mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp để đảm bảo nguồn hàng ổn định và giá cả hợp lý
• Quản lý quy trình mua hàng (Managing Procurement Processes): Điều phối và quản lý các hoạt động liên quan đến mua hàng, bao gồm lập kế hoạch mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán và ký kết hợp đồng mua bán
• Xây dựng hợp đồng mua hàng (Establishing Supply Contracts): Lập hợp đồng mua bán với các nhà cung cấp để đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của cả hai bên
• Phương thức thanh toán: Xác định phương thức thanh toán và điều kiện thanh toán phù hợp để đảm bảo tính bảo mật và minh bạch trong giao dịch

Sản xuất sản phẩm / dịch vụ (Making Your Products or Services)

Để đảm bảo hiệu quả hoạt động sản xuất trong chuỗi cung ứng, doanh nghiệp cần lập kế hoạch sản xuất, xác định quy trình sản xuất để đảm bảo chất lượng sản phẩm và giảm thiểu lãng phí sản xuất. Cụ thể, các hoạt động chính bao gồm:

• Planning and Scheduling Production: Lên kế hoạch sản xuất để đảm bảo sản xuất đúng số lượng, đúng thời gian, đúng chất lượng sản phẩm, giảm thiểu thời gian chờ đợi và tối ưu hóa tài nguyên
• Xác định quy trình sản xuất: Xác định các công đoạn, thiết kế quy trình và tối ưu hóa quy trình để sản xuất đạt hiệu quả cao nhất
• Thực hiện kiểm soát chất lượng – Đảm bảo chất lượng: Thực hiện các hoạt động kiểm soát chất lượng sản phẩm trong quá trình sản xuất, đảm bảo sản phẩm đạt chất lượng tiêu chuẩn và đáp ứng yêu cầu của khách hàng
• Giảm thiểu lãng phí sản xuất: Áp dụng các phương pháp quản lý sản xuất hiệu quả như Lean, Six Sigma để giảm thiểu lãng phí sản xuất, tối ưu hóa tài nguyên và giảm chi phí sản xuất

Vận chuyển hàng hóa / dịch vụ

Vận chuyển hàng hóa / dịch vụ sẽ giúp đảm bảo rằng sản phẩm / dịch vụ được giao đến đúng địa điểm và thời gian, với chi phí vận chuyển hợp lý.

Các hoạt động chính trong quản lý vận chuyển bao gồm:

• Hiểu về cơ chế vận chuyển (Understanding Modes of Transportation): Nắm rõ các phương tiện vận chuyển khác nhau như đường bộ, đường sắt, đường thủy, đường hàng không và đánh giá các ưu điểm, hạn chế của từng loại phương tiện
• Chọn loại vận chuyển (Selecting Modes of Transportation): Chọn phương tiện vận chuyển phù hợp với tính chất sản phẩm, khoảng cách vận chuyển, chi phí để đảm bảo chất lượng và hiệu quả của chuỗi cung ứng
• Quản lý tồn kho (Managing Warehousing and Inventory): Quản lý số lượng hàng tồn kho và sử dụng các công cụ quản lý tồn kho để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và giảm thiểu lãng phí
• Establishing Inventory Ordering Policies: Thiết lập chính sách đặt hàng tồn kho để tối ưu hóa tồn kho và đảm bảo tiêu thụ sản

Các yếu tố ảnh hưởng đến tối ưu hóa chuỗi cung ứng

Yếu tố nội bộ

• Cấu trúc tổ chức: Cách thức tổ chức, phân quyền, giao tiếp giữa các bộ phận trong doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến sự phối hợp trong chuỗi cung ứng.
• Văn hóa doanh nghiệp: Văn hóa doanh nghiệp khuyến khích đổi mới, chia sẻ thông tin và hợp tác sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tối ưu hóa.
• Công nghệ: Việc ứng dụng các công nghệ như IoT, AI, Big Data vào quản lý chuỗi cung ứng giúp tăng cường khả năng dự báo, tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu sai sót.

• Nguồn lực tài chính: Ngân sách dành cho đầu tư vào hệ thống, công nghệ và đào tạo nhân lực sẽ quyết định quy mô và tốc độ tối ưu hóa.
• Nhân sự: Chất lượng đội ngũ nhân viên, kỹ năng và kiến thức chuyên môn sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của các hoạt động trong chuỗi cung ứng.

Yếu tố bên ngoài

• Khách hàng: Nhu cầu, mong đợi của khách hàng về sản phẩm, dịch vụ và thời gian giao hàng sẽ định hình chiến lược tối ưu hóa chuỗi cung ứng.
• Nhà cung cấp: Khả năng cung cấp nguyên vật liệu, linh kiện, dịch vụ của nhà cung cấp ảnh hưởng đến sự ổn định và linh hoạt của chuỗi cung ứng.
• Đối thủ cạnh tranh: Các hoạt động của đối thủ cạnh tranh, đặc biệt là về giá cả, chất lượng sản phẩm và dịch vụ, sẽ tạo áp lực lên doanh nghiệp và thúc đẩy việc tối ưu hóa.

• Môi trường kinh tế: Các yếu tố kinh tế vĩ mô như lạm phát, tỷ giá hối đoái, chính sách thuế sẽ tác động đến chi phí và hiệu quả của chuỗi cung ứng.
• Môi trường pháp lý: Các quy định về môi trường, lao động, an toàn sẽ ảnh hưởng đến các hoạt động của doanh nghiệp và chi phí tuân thủ.
• Sự kiện bất ngờ: Các sự kiện bất ngờ như thiên tai, dịch bệnh, khủng hoảng kinh tế có thể gây gián đoạn chuỗi cung ứng và đòi hỏi doanh nghiệp phải có kế hoạch ứng phó.

Yếu tố khác

• Độ phức tạp của sản phẩm: Sản phẩm càng phức tạp, chuỗi cung ứng càng dài và khó quản lý.
• Mức độ tùy biến: Sản phẩm được sản xuất theo yêu cầu của khách hàng sẽ đòi hỏi chuỗi cung ứng linh hoạt hơn.
• Khoảng cách địa lý: Khoảng cách giữa các điểm trong chuỗi cung ứng ảnh hưởng đến chi phí vận chuyển và thời gian giao hàng.

Ý nghĩa của Tối ưu hóa chuỗi cung ứng

Giảm chi phí vận hành

• Tăng hiệu quả sử dụng tài nguyên: Tối ưu hóa giúp doanh nghiệp giảm lãng phí trong các khâu sản xuất, tồn kho, và vận chuyển.
• Tăng cường quản lý tài chính: Hạn chế các chi phí không cần thiết như lưu kho quá mức hoặc vận chuyển không hiệu quả.

Nâng cao trải nghiệm khách hàng

• Đáp ứng nhanh chóng nhu cầu thị trường: Hệ thống chuỗi cung ứng tối ưu giúp giao hàng đúng hạn và cải thiện chất lượng sản phẩm.
• Tăng tính minh bạch: Khách hàng có thể dễ dàng theo dõi thông tin về sản phẩm từ lúc sản xuất đến khi giao hàng.

Cạnh tranh mạnh mẽ hơn

• Tăng tốc độ thị trường: Tối ưu hóa chuỗi cung ứng giúp doanh nghiệp đưa sản phẩm ra thị trường nhanh hơn so với đối thủ.
• Giá cả cạnh tranh: Chi phí vận hành thấp hơn giúp doanh nghiệp giảm giá sản phẩm hoặc tăng lợi nhuận.

Đảm bảo tính bền vững

• Giảm tác động môi trường: Tối ưu hóa chuỗi cung ứng có thể giảm lượng khí thải carbon thông qua cải thiện vận tải và sử dụng năng lượng hiệu quả.
• Hỗ trợ trách nhiệm xã hội: Một chuỗi cung ứng bền vững góp phần xây dựng hình ảnh thương hiệu tích cực.

Tăng cường quản lý rủi ro

• Dự đoán và phòng ngừa rủi ro: Tối ưu hóa chuỗi cung ứng cho phép doanh nghiệp xác định các điểm yếu tiềm năng và chuẩn bị phương án ứng phó.
• Duy trì liên tục hoạt động: Hệ thống tối ưu hóa giúp giảm gián đoạn trong các hoạt động cung ứng.

Kết luận

Tối ưu hóa chuỗi cung ứng là một quá trình liên tục và đòi hỏi sự tham gia của toàn bộ các bộ phận trong doanh nghiệp. Bằng cách áp dụng các phương pháp tối ưu hóa chuỗi cung ứng hiệu quả, doanh nghiệp có thể giảm thiểu chi phí, tăng tốc độ giao hàng, nâng cao chất lượng sản phẩm và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng. Tuy nhiên, việc tối ưu hóa chuỗi cung ứng không chỉ dừng lại ở việc cắt giảm chi phí mà còn bao gồm việc đầu tư vào công nghệ, xây dựng mối quan hệ với đối tác và phát triển nguồn nhân lực.